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Definición
Como su nombre lo indica, la videoconferencia es una comunicación entre varias personas geográficamente distantes que les permite hablar y verse como si estuvieran en un mismo lugar, a través de una pantalla y gracias a una cámara integrada a un dispositivo telefónico móvil (celular) o una computadora fija o portátil.
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Características:
- La videoconferencia siempre es interactiva.
- Los participantes interactúan con otros a través de la imagen y la voz en tiempo real.
- La videoconferencia se vale de varias herramientas digitales para mejorar la experiencia de una comunicación bidireccional, tales como la presentación de otras pantallas, diagramas, mensajería instantánea o chat, traductor de idiomas, envío de documentos, reproducción de videos, grabación en vivo de las sesiones y su posterior reproducción, etc.
- Los asistentes, presentadores o moderadores intercambian información en tiempo real y en vivo, ya sea por medio de la voz, la imagen o productos multimedia.
- La videoconferencia se utiliza sobre todo en el sector educativo, laboral, profesional, mercadotécnico, político, cultural, etc. con fines diversos como la instrucción académica, la capacitación, la información, la comunicación, el diálogo, las ventas, entre otros.
- La videoconferencia puede ser pregrabada y reproducida en cualquier momento para que sea reutilizada.
- La herramienta del chat de texto equivale a la sesión de preguntas y respuestas en eventos presenciales, pues a través de ella los asistentes pueden preguntar y responder en tiempo real.
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Estructura:
- Apertura: uno de los oradores, o el moderador, presenta al resto de los participantes y se anuncia el tema que se abordará; también se dan las reglas de participación de cada uno y la duración y orden de las intervenciones.
- Desarrollo: los participantes intervienen por turnos y exponen sus puntos de vista sobre el tema con base en argumentos. El moderador puede sintetizar al final y exponer puntos clave.
- Cierre: cada participante emite sus opiniones finales y conclusiones.
- El moderador o uno de los participantes da la palabra al público participante y se lleva a cabo la retroalimentación.
- En el caso de una videoconferencia de tipo personal, la estructura anterior no se lleva a cabo, pues toma la forma de una conversación informal.
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Extensión
La duración de una videoconferencia puede ser o muy breve o muy prolongada, de acuerdo con los participantes y el mensaje que quieren transmitirse.
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Otras especificaciones
Antes de la videoconferencia:
- Hay que familiarizarse con el equipo,
- Elaborar un guion o programa que sirva de guía para el momento del desarrollo de la videoconferencia,
- Ensayar la exposición oral, preparar la presentación gráfica y coordinarla con el discurso,
- Formular preguntas al auditorio y las posibles respuestas a las preguntas que éste haga al conferencista,
- Acordar con el personal técnico un plan de contingencia por si fallara la conexión a internet.
Durante la videoconferencia:
- Los participantes de una videoconferencia deben seguir el protocolo de cualquier exposición oral presencial, sobre todo en eventos académicos o profesionales:
- mantener contacto visual con la audiencia, para lo cual el hablante debe mirar al foco de la cámara de su dispositivo, para dar la impresión de que está mirando cara a cara a sus interlocutores,
- hablar con soltura y tranquilidad, evitar tartamudear,
- encauzar el discurso a manera de que el público sienta que el mensaje está dirigido a él y no como una repetición de datos memorizados,
- demostrar dominio del tema,
- mantener una postura erguida, aliviada, no rígida.
- Aunque las aplicaciones para webinarios tienen herramientas que permiten ocultar la imagen del hablante y cerrar su micrófono, es apropiado mantener una postura respetuosa y estar preparados para el momento en que se abran la cámara y el micrófono. Es necesario evitar posturas o fondos de imagen que den una imagen errónea o irrespetuosa al público.
- Si la videoconferencia es de corte personal, por lo regular no se siguen protocolos de discursos orales formales.
- Utilizar imágenes o gráficos de alta calidad, para que no se vean distorsionados o “pixeleados”.
Después de la videoconferencia
- Evaluar la experiencia durante la videoconferencia y detectar posibles errores o deficiencias en la exposición oral, a fin de mejorarla.
- Identificar deficiencias técnicas en el equipo, la conexión, etc., y darles solución.
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